Insho yozishda keng tarqalgan xatolar
foto copilot

 

Ko'p narsa matn orqali qanday muloqot qilishingizga bog'liq: brend munosabati va mijozlar ishonchidan savdo va foydagacha.

Ushbu maqolada biz biznes yozishmalarini qanday qilib to'g'ri olib borishni to'liq tahlil qilamiz.

Ishbilarmonlik yozishmalarining xususiyatlari

Xatlar hanuzgacha eng muhim aloqa vositalaridan biri bo'lib qolmoqda. Qaysi sohada yoki nima bilan shug'ullanishingizdan qat'i nazar, biznes yozishmalari har doim biznes jarayonlarining eng muhim qismidir. Har qanday kompaniyaning hujjat aylanishining aksariyati faqat harflardir va biznes yozishmalari qanchalik yaxshi, malakali va axloqiy bo'lsa, kompaniyangiz va biznesingiz uchun shunchalik yaxshi bo'ladi. Axir, bu sizning raqobatchilar va mijozlar oldida obro'ingizni oshiradi va sizning reytingingizni oshiradi. Kompaniyaning munosib imidjini saqlab qolish va yaratish ma'lumot uzatish va xizmatlarni taklif qilish bilan bir qatorda biznes yozishmalarining asosiy vazifasidir. Bu ko'p funktsiyali vosita bo'lib, foydali hamkorlikka erishish, yangi va doimiy aloqalar ro'yxatiga qo'shish, qo'llab-quvvatlash va hamkorlikni jalb qilish va o'zaro hurmatga erishish imkonini beradi. Bu nafaqat korxonalar o'rtasidagi, balki bir tashkilot ichida uning bo'linmalari va filiallari o'rtasidagi aloqada ham muhim narsadir. Ishbilarmonlik yozishmalarining yana bir vazifasi - keyinchalik o'z maqsadlaringiz uchun va kerak bo'lganda sudda dalil sifatida foydalanish mumkin bo'lgan ma'lumotlarni saqlashdir. Elektron yoki qog'ozda jo'natish bir vaqtning o'zida barcha oluvchilarga kerakli ma'lumotlarni, maxfiy ma'lumotlarni yetkazish, muhim voqealar haqida xabar berish va taklifga javob kutish imkonini beradi. Ushbu hujjat tushunmovchilik va nizolar yuzaga kelganda dalil sifatida ham kerak. Albatta, biznes yozishmalari telefon va messenjerlar orqali muloqot qilishdan tubdan farq qiladi. Xat yuborish va qabul qilish o'rtasida bir necha kun o'tishi mumkin. Elektron yozishmalarda hamma narsa ancha sodda bo'lsa-da - xatlar adresatga bir necha soniya ichida etib boradi.

Ish xatlarining turlari

Yozma aloqaning barcha hujjatlarini ikki turga bo'lish mumkin:

  • bir shaxs yoki bo'limga yuborilgan, bir manzilga
  • bir vaqtning o'zida bir nechta oluvchilar tomonidan qabul qilingan xatlar.

Yozilish tabiati va maqsadiga ko'ra ularni bir necha turlarga bo'lish mumkin:

1. Har qanday bayram yoki voqea bilan tabriklaymiz. Rasmiy qismdan tashqari, bunday xatlarda she'rlar, xabarlar, otkritkalar kabi norasmiy elementlar bo'lishi mumkin. 

taklifnoma - konferentsiya, uchrashuv, bayram, seminar, ko'rgazma. Bu hamkorlikni yangilash, o'zingizni eslatish yoki o'zaro ta'sir doirasini kengaytirish imkonini beruvchi ajoyib vositadir.

2. Qo'shimchaga kiritilgan narsalarni tavsiflovchi qopqoq xati. Bu, ayniqsa, tijorat taklifini, hujjatlar to'plamini yoki tushuntirishni talab qiladigan xatlarni yuborishda foydalidir.

3. Qabul qilinganligini tasdiqlovchi xat . Bu xushmuomalalik va ishbilarmonlik etikasi. Agar siz xat olgan bo'lsangiz-u, lekin unga javob yuborishga hali tayyor bo'lmasangiz, hujjat qabul qilinganligini va ko'rib chiqilayotganini yozing. Ba'zi hollarda siz darhol javob yuborishingiz shart emas. Agar 1-2 kun davom etsa, bu normaldir.

4. Tijorat taklifi. Har qanday biznes sohasida siz deyarli har kuni biznes yozishmalarida tijorat takliflari bilan shug'ullanishingiz kerak. O'z mazmuniga ko'ra, bu hamkorlikni taklif qiluvchi va o'zaro hamkorlik shartlarini belgilovchi hujjatdir.

5. Kafolat xati. Odatda, bunday xat "Biz sizdan tovarlarni o'z vaqtida yetkazib berishingizni so'raymiz" so'zlari bilan tuzilgan (sana ko'rsatilgan). Biz to'lovni o'z vaqtida amalga oshirishni kafolatlaymiz (to'lov sanasi bu yerda ko'rsatilgan). Bunday xat ko'rsatilgan xizmat yoki sotib olingan tovarlar uchun pul o'tkazilishini kafolatlaydi.

6. Xabarnoma - masalan, tafsilotlarning o'zgarishi haqida, bosh direktor, ma'lum bir xizmat yoki mahsulot narxining o'zgarishi va boshqa muhim ma'lumotlar. Uning asosiy maqsadi - qabul qiluvchiga aniq ma'lumotlarni etkazish va kontaktlaringizni qoldirishdir.

7. Eslatma. Ushbu guruhga tegishli xatlar, odatda, mijoz allaqachon bilgan, lekin unutgan bo'lishi mumkin bo'lgan muhim narsani eslatadi. Misol uchun, banklar kartaning amal qilish muddati tugashi haqida eslatma yuboradilar va sug'urta kompaniyalari polisning amal qilish muddati tugashi haqida eslatma yuboradilar. Bunday xat hamkorlikni davom ettirish, mijozga yangi xizmat yoki mahsulotni taklif qilish yoki shartnomani uzaytirishning ajoyib usuli hisoblanadi.

8. Taklif. Bunday xatning matni adresatga hamkorlik shartlari, yangi mahsulot yetkazib berish yoki xizmat ko'rsatish haqida ma'lumot beradi. Bu erda ishning barcha tafsilotlari, jumladan etkazib berish muddati, narxi, jihozlari va etkazib berish joyi ko'rsatilgan. Agar bunday batafsil ma'lumot mavjud bo'lmasa, xat endi taklif emas, balki tijorat taklifi bo'ladi.
 

9. Shikoyat. Bu o'z mazmuniga ko'ra biznes yozishmalarining eng yoqimli turi emas. Odatda, shikoyat yordamida mijoz tovar to'liq bo'lmagan yoki nuqsonli kelganligi haqida xabar beradi. Aynan ushbu xatni yuborish sanasi nizolarni hal qilishda hisobga olinadi.

10. Ayniqsa, javob xatlariga e'tibor qaratish lozim . Ularning tuzilishi va mazmuni ko'p jihatdan bosh harfga bog'liq. Misol uchun, taklifga javob minnatdorchilik va rozilik yoki rad etish shaklida bo'ladi. Tijorat taklifiga javob rad etish yoki rozilik, taklif o'rganilganligi to'g'risidagi ma'lumot va olingan taklif uchun minnatdorchilikni o'z ichiga olgan xat bo'ladi.

Xat yozishning asosiy qoidalari

Ishbilarmonlik yozishmalarining asosiy belgilari uning aniqligi, ixchamligi va savodliligidir. Bugungi kunda Internetda axborotni taqdim etish usuli har doim ham ishbilarmonlik muloqoti qoidalariga mos kelmaydi. 

Biznes yozishning asosiy qoidalari orasida quyidagilarni ta'kidlash kerak:
 

1. Agar siz terminologiyadan foydalansangiz, uni to'g'ri bajaring. Shartlarda xatolikka yo'l qo'yib bo'lmaydi - bu sizning qobiliyatsizligingizni ochib beradi va butun kompaniyaning obro'siga salbiy ta'sir qiladi. Agar so'zning ma'nosiga shubhangiz bo'lsa, uni boshqa tushunarli so'z bilan almashtiring. Yoki bu atama nimani anglatishini biladigan mutaxassisdan maslahat oling.

2. Xatni soddalashtirishga harakat qiling. Birinchi marta tushunish qiyin bo'lgan murakkab tuzilmalarni yoki jumlalarni ishlatmang. Murakkab atamalarni ishlatmang. Agar siz atamani ishlatishingiz kerak bo'lsa, lekin siz uni qabul qiluvchining bilishiga shubha qilsangiz, qisqacha tushuntirish berishni unutmang. Bu sizning hamkorligingizga salbiy ta'sir ko'rsatishi mumkin bo'lgan tushunmovchilik va hodisalarning oldini olishga yordam beradi.

3. Ish xatida hamma narsa juda aniq bo'lishi kerak. Uni o'qib chiqqandan keyin ham eng kichik tushunmovchilik qolishi mumkin emas.

4. Bir harfga imkon qadar ko'proq ma'lumot to'plashga urinmang. 1-2 mavzuga e'tibor qarating va ularni to'liq qamrab oling. Masalan, agar bu tijorat taklifi bo'lsa, mahsulot assortimenti, narxlari, chegirmalari va aktsiyalari haqida gapirish o'rinli bo'lardi, lekin agar bu asosiy ahamiyatga ega bo'lmasa, keraksiz tafsilotlarni (mahsulot tarkibi, qadoqlash va tashish xususiyatlari) qoldirgan ma'qul. Aks holda, xatni juda band va murakkab qilish xavfi bor. Ba'zi hollarda siz ikkita xat yuborishingiz mumkin, masalan, tijorat taklifi va ko'rgazmaga taklifnoma, agar tijorat taklifida ko'plab pozitsiyalar va ularning tavsiflari mavjud bo'lsa.

5. Agar mijoz bilan elektron pochta orqali ishbilarmonlik yozishmalar amalga oshirilsa, shaxsiy emas, balki korporativ pochta qutisidan foydalaning. Xatingizni elektron pochtaning asosiy qismida yuboring. Xatning o'zi rasm, pdf yoki doc formatida alohida fayl sifatida formatlanganda variant ancha foydali ko'rinadi.

6. Muhim maktubni yuborishdan oldin, uni xatolar va matn terish xatolari uchun qayta ko'rib chiqing. Siz matnni bir muddat chetga surib, bir necha soatdan so'ng tahrirlashingiz mumkin: bu muammoli joylarni topish va ularni tuzatishni ancha osonlashtiradi. Taqdim etilgandan so'ng siz biron-bir noaniqlikni tushuntirib sharh qoldirishingiz shart emas. Bugungi kunda siz ish masalalari bo'yicha, shu jumladan telefoningizdan foydalanish bo'yicha yozishmalaringiz mumkin - zamonaviy smartfon va planshetlarda buning uchun barcha kerakli ilovalar mavjud.  

Ish xatlarini yozishda xatolar

Afsuski, ko'pincha ishbilarmonlik yozishmalari paytida odamlar tajribasizligi yoki johilligi tufayli bir qator xatolarga yo'l qo'yishadi, jumladan:

  • rasmiy uslubga rioya qilmaslik;
  • maktub matnida ko'p sonli murakkab atamalar, so'zlar, jargonlar mavjudligi;
  • strukturaning etishmasligi;
  • yozuv va dizayndagi xatolar (qo'shimcha harflar, matn terish xatolari);
  • nomaqbul hazil;
  • tavtologiyalar, xushomadgo'ylik, metaforalar, norasmiy tildan foydalanish;
  • ishonchli ma'lumotlar, aniq ma'lumotlar, faktlar yo'qligi;

Hech qanday holatda biznes yozishmalarida "Xayrli kun" kabi norasmiy tabriklarni ishlatmang. Bundan tashqari, bunday muloqot paytida siz muloqotning biznes uslubiga mos kelmaydigan boshqa iboralarni ishlata olmaysiz. Bularga "oldindan rahmat" so'zlari va manipulyatsiyani o'z ichiga olgan boshqalar kiradi.

Ish yozishmalari bilan qanday ishlash kerak

Har qanday biznes yozishmalari bilan ishlashning birinchi qoidasi har doim xatlarga javob berishga harakat qilishdir va buni birinchi imkoniyatda qilishingiz kerak. Ba'zi kompaniyalarda xatlarga kechayu kunduz javob berish odatiy holdir, boshqalarida - faqat ish vaqtida. Agar biz oddiy ish yozishmalari haqida gapiradigan bo'lsak, unda javob vaqti muhim emas. Agar shoshilinch javob talab etilsa, firmalar odatda bir-birlariga qo'ng'iroq qilishadi va keyin hamkorlik hujjatlarini rasmiylashtirishga yoki ishga o'zgartirishlar kiritishga kirishadilar.

Agar biz elektron biznes yozishmalari haqida gapiradigan bo'lsak, unda imkon qadar tezroq javob berish yaxshiroqdir. Agar sizda nima yozish kerakligi haqida aniq tasavvurga ega bo'lsangiz, darhol hujjat yaratishingiz va yuborishingiz mumkin. Agar qaror qabul qilish uchun vaqt kerak bo'lsa, unda xat olinganligini va ko'rib chiqilayotganligini yozish kifoya. Agar siz rad javobini yozsangiz, chegirma yoki shartlarni o'zgartirishni so'rang, javobingizni asoslashga harakat qiling. Siz o'z istaklaringizni, qo'shimcha g'oyalarni kiritishingiz, tushuntirish berishingiz yoki so'rashingiz mumkin. Asosiysi, hamma narsani do'stona, muloyim uslubda, biznes yozishmalari va odob-axloq qoidalariga rioya qilish.

Shuni ham yodda tutish kerakki, barcha ish xatlari ro'yxatdan o'tkazilishi kerak. Agar biror narsa yuborsangiz, maxsus jurnalga yozuv kiriting va xatning nusxasini ilova qiling. Keyin u boshqa chiquvchi yozishmalarga topshiriladi va arxivga yuboriladi. Vaziyat barcha kiruvchi harflar bilan taxminan bir xil. Ular uchun alohida jurnal mavjud. Xuddi shu xat ikki marta qayd etiladi: bir marta bitta kompaniya tomonidan yuborilgan va bir marta qabul qiluvchi jurnaliga kiruvchi sifatida. Bu ishbilarmonlik yozishmalarida tushunmovchiliklarning oldini olishga va nizolar va da'volar bo'lsa, tezda dalillarni topishga yordam beradi.

Biznes yozishmalarini formatlash

Ish xati oddiy varaqda yoki maxsus blankada yozilishi mumkin. Albatta, agar siz kompaniya nomidan yoki uning muammolarini hal qilish uchun yozayotgan bo'lsangiz, kompaniyaning blankidan foydalanishga harakat qiling. Aksariyat hollarda menejer yoki bo'lim boshlig'ining shaxsiy imzosi, shuningdek muhr talab qilinishi mumkin.

Xatning o'zi standart formatga muvofiq formatlangan:

  • tepasida katta chekinish bilan maktub kimga qaratilganligi yoziladi (ba'zan esa kimdan ekanligini ko'rsatish talab qilinadi);
  • quyida oddiy matnda chekinishsiz murojaat, xatning maqsadi va uning asosiy qismi ko'rsatilgan;
  • Shundan so'ng imzo va tafsilotlar keladi.

Ba'zi hollarda chap tomonda imzo o'rniga sana, o'ng tomonda esa nomidan xat tuzilgan shaxsning to'liq ismi ko'rsatilgan. Bunday yozishmalar odatda korxonaning shaxsiy imzosi va muhri bilan birga bo'ladi.